Openstaande facturen zijn geen pretje. Een factuur niet betaald krijgen kost je geld én tijd. En hoewel het niet altijd met opzet gebeurt, is het toch vervelend als je je klant een herinnering moet sturen. Wat kun je doen zodat jouw facturen snel betaald worden? In deze blog vind je tips en een antwoord op deze vraag.
5 tips om te voorkomen dat je factuur niet betaald wordt
1. Wees duidelijk en transparant bij het opstellen van facturen
Zorg ervoor dat als je een factuur stuurt, deze gemakkelijk te begrijpen is voor je klanten. Vermeld alle relevante informatie, zoals je contactgegevens, de factuurdatum en de betalingstermijn. Het verstrekken van duidelijke en transparante facturen helpt om mogelijke misverstanden te voorkomen. Zo vergroot je de kans dat klanten snel betalen. Zorg er natuurlijk ook voor dat de factuur klopt. Hiermee voorkom je onnodige communicatie. Wil je weten wat er allemaal op je factuur moet staan? Lees dan onze blog: Hoe maak je een factuur en wat staat erin?
1. Vergeet je algemene voorwaarden niet
In je algemene voorwaarden kun je informatie opnemen over hoe jij omgaat met niet-betalende klanten. Wanneer ontvangen zij de eerste of tweede betalingsherinnering? Vertel daarbij welke rente bij te late betaling (ook wel vertragingsrente) je in rekening wilt brengen. Ook kun je niet-betalende klanten informeren over wanneer jij overgaat tot de formele stap naar het incassobureau of wanneer je andere maatregelen neemt. Neem daarom in je algemene voorwaarden op onder welke omstandigheden een regeling vervalt.
2. Hanteer redelijke betalingstermijnen
Een goede factuur hanteert een duidelijke betalingstermijn. Zorg ervoor dat de termijn redelijk is en overeenkomt met de gebruikelijke normen in je branche. Een betalingstermijn van 30 dagen komt bijvoorbeeld regelmatig voor. Deze kan echter variëren, afhankelijk van de aard van je bedrijf en de producten of diensten die je levert. Door een redelijke betalingstermijn te hanteren, werk je ook aan een goede klantrelatie. Het kan daarnaast lonen om, voordat je een deal sluit met een klant, kort de betalingstermijn te bespreken. Zo komen zowel je klant als jij niet voor verrassingen te staan.
3. Automatiseer je facturatie
Het implementeren van een geautomatiseerd factureringssysteem kan je kansen vergroten om op tijd betaald te krijgen. Dit systeem kan herinneringen en betalingsmeldingen automatisch genereren en versturen. Hierdoor bespaar je tijd én worden klanten herinnerd aan openstaande betalingen. Bovendien helpt zo’n tool de snelheid en efficiëntie van jouw betalingsproces te verbeteren. Dat is voor je klanten één reden minder om te laat te betalen. Maak het proces dus zo makkelijk mogelijk, zodat jouw openstaande factuur snel voldaan kan worden.
4. Stuur snel de factuur
Is je klus klaar of het product geleverd? Wacht dan niet te lang met het sturen van je factuur. Als je een vlugge betaling wilt, is het zaak dat je zelf op tijd je factuur verstuurt.
5. Maak gebruik van deelbetalingen
Deelbetalingen of aanbetalingen kunnen je klanten helpen om jouw factuur te betalen. Hiermee betaalt jouw klant een deel van het bedrag voor aanvang en de rest na oplevering. Een aanbetaling mag maximaal 50% van het aankoopbedrag zijn. Je kunt er ook voor kiezen voor deelbetalingen tussendoor. Zo vraag je bijvoorbeeld na x weken 10% van het te betalen bedrag.
Het voordeel van een aanbetaling is dat je een deel van jouw geld al hebt voordat je voor de klant aan de slag gaat. Daarnaast kan het voor de klant aantrekkelijker zijn om meerdere kleine(re) bedragen over te maken, in plaats van één groot bedrag. Spreek van tevoren goed de deel- of aanbetalingsregels door met je klant. Zo weten jullie allebei waar je aan toe bent.
Wat kun je doen aan onbetaalde facturen?
Dit is een vervelende situatie. Onbetaalde facturen kosten jou extra werk en kunnen ook je zakelijke financiën in de war brengen. Het loont dus om hier extra scherp op te zijn. Wij delen een aantal tips om met onbetaalde facturen om te gaan:
Herinnering sturen over de openstaande factuur
Als je tip 3 van hierboven hebt gevolgd, dan krijgen niet-betalende klanten automatisch een herinnering of aanmaning. Heb je dit proces nog niet geautomatiseerd? Zorg dan dat je zo snel mogelijk een vriendelijke herinnering stuurt. Herhaal dit waar nodig een aantal keer. Benoem dan ook dat het de tweede betalingsherinnering is, of zelfs de derde betalingsherinnering. Telefonisch contact opnemen met je klant over het openstaande bedrag kan ook helpen.
Tip: niet persoonlijk opvatten
Hoewel het voor jou heel vervelend kan zijn dat een klant je negeert, hoeft er geen opzet in het spel te zijn. Sommige klanten hebben hun eigen facturatie niet op orde, waardoor de factuur niet betaald wordt. Blijf dus wel vriendelijk als je contact opneemt met de klant. Je zult geregeld zien dat na een herinnering de klant alsnog zal betalen.
Samenwerking pauzeren
Komt het vaker voor dat een klant te laat betaalt? Of gaat het om een zeer groot bedrag? Dan kan het verstandig zijn om de samenwerking te pauzeren tot de factuur betaald is. Zo zorg je ervoor dat je niet meer kosten maakt voordat de betaling is binnengekomen. Dit moet je natuurlijk wel altijd duidelijk communiceren met je klant in een formele brief.
Betalingstermijn verstreken? Betalingsregeling of incassobureau
Blijft de klant de betaling schuldig en is er na de zoveelste aanmaning nog niets veranderd? Dan kun je actie ondernemen om toch je betaling te ontvangen. Overweeg bijvoorbeeld een gerechtelijke procedure. Dat begint met het inschakelen van een incassobureau (of een gespecialiseerd adviseur). Let wel op, want de kosten hiervoor zijn vaak vrij hoog. Overweeg dus goed of dit je wel genoeg oplevert. Je kunt eventueel zelf met de klant een betalingsregeling opstellen. Zorg er dan voor dat de voorwaarden duidelijk zijn en je de tijd hebt om dit in de gaten te houden.
Wil je meer tips over facturen of heb je andere ondernemers vragen?
Ondernemers zijn de motor van de economie, dus wij helpen ze graag het zo makkelijk mogelijk te maken. Daarom delen wij tips en tricks over financieren, ondernemen en administratie.