We weten dat je als ondernemer al genoeg aan je hoofd hebt. Vooral als je ZZP’er bent, kun je opzien tegen facturen maken. Maar wees gerust, in deze blog gaan we je stap voor stap helpen om een perfecte factuur op te stellen. Laten we beginnen!
Wat moet er in een factuur staan?
Een factuur moet een aantal basisgegevens bevatten om aan de wettelijke eisen van de Belastingdienst te voldoen. De belangrijkste factuurgegevens zijn de bedrijfsgegevens, het factuurnummer, een beschrijving van de geleverde diensten of producten, het bedrag exclusief BTW, het BTW-bedrag, het totaalbedrag inclusief BTW en de betalingstermijn.
Best veel data dus. Maar wat wordt er allemaal mee bedoeld? We sommen het voor je op. Dit moet er allemaal op je factuur komen te staan:
Bedrijfsnaam, -adres en BTW-nummer
Net als bij een nette brief zorg je dat bovenaan de factuur je bedrijfsgegevens staan. Hierdoor kan je klant meteen herkennen dat de factuur van jouw bedrijf komt. Zet hier ook je KVK-nummer en BTW-identificatienummer bij.
Factuurnummer
Het factuurnummer is een uniek nummer dat je aan elke factuur geeft. Dit kan zo eenvoudig zijn als ‘Factuur 001’. Het belangrijkste is dat elk nummer uniek is en dat je een duidelijke, consistente nummering aanhoudt.
Tip: verwerk een maand en/of jaartal in je factuurnummer. Als je als beginnende ondernemer facturen met de nummers 001 of 002 verstuurt, dan weet de ontvanger dat hij één van je eerste klanten is. Dat kan gevoelige informatie zijn. Bescherm je privacy door bijvoorbeeld een maand en/of jaartal toe te voegen.
Factuurdatum
Om ervoor te zorgen dat het duidelijk is wanneer je de factuur uitreikt, is het belangrijk om je uitgiftedatum te vermelden. Dit hangt natuurlijk samen met de vervaldatum van je factuur.
Omschrijving diensten of producten
Zorg dat er op de factuur duidelijk staat waar hij voor is. Maak een helder overzicht van de afgenomen diensten, gewerkte uren en/of producten met hun bijbehorende prijzen. Zo kan de klant eenvoudig nalopen of alles klopt.
Totaalbedrag en BTW-bedrag
Natuurlijk staat op je factuur het totaalbedrag voor de klant. Eventuele kortingen of andere verrekeningen kun je hier ook vermelden. Daarnaast benoem je het BTW-percentage en laat je zien hoeveel BTW je in rekening brengt.
Vervaldatum factuur
Een andere belangrijke factor om in gedachten te houden, is de vervaldatum van de factuur. Dit is de datum waarop de factuur betaald moet zijn. Deze termijn bepaal je zelf, maar het is gebruikelijk om een betalingstermijn van 14 of 30 dagen te hanteren. Vermeld deze datum duidelijk op de factuur om eventuele misverstanden te voorkomen.
Voorbeeldfactuur
Om het nog makkelijker te maken, is hier een voorbeeld van hoe factuurgegevens eruit kunnen zien:
Bedrijfsnaam: Ons Bedrijf Adres: Ons Adres 1, 1234 AB, Onze Stad [KVK-nummer en BTW-nummer]
Factuurnummer: 001
Datum: 5 juli 2023
Omschrijving goederen of diensten : Consultancydiensten voor Project X
Bedrag exclusief BTW: € 500
BTW tarief (21%): € 105
Totaalbedrag inclusief BTW: € 605
Vervaldatum: 19 juli 2023
Belangrijke tip voor een factuur maken als ZZP’er
Het is belangrijk om in gedachten te houden dat een goede factuur niet alleen voldoet aan de wettelijke eisen, maar ook een reflectie is van je professionaliteit als ondernemer. Het is een document dat de relatie met klanten en je reputatie in de markt kan beïnvloeden.
En vergeet niet, als je consequent bent in het facturatieproces, bespaar je jezelf ook veel stress en tijd. Dus pak een kop koffie, ga er rustig voor zitten en schrijf die factuur.
Tips voor het versturen van je factuur
Je kunt nu een goede factuur opstellen. Maar je wilt deze natuurlijk ook op een professionele manier versturen. Hier zijn enkele tips om dit proces soepel te laten verlopen.
1. Stap over op e-facturen
Steeds meer bedrijven stappen over op digitale facturatie (een e-factuur). Dit is niet alleen milieuvriendelijk, maar bespaart ook tijd en geld. Zorg ervoor dat de factuur als bijlage wordt verzonden en niet als onderdeel van de e-mailtekst. Zo kan de ontvanger deze gemakkelijk opslaan en/of afdrukken.
Of laat je administratiesoftware het verzenden van de factuur (en mogelijke herinneringen) verzorgen. Dan heb je geen omkijken meer naar je e-factuur.
2. Verstuur de factuur op tijd
Dit lijkt misschien een no-brainer, maar het is belangrijk om je facturen altijd zo snel mogelijk na het voltooien van een project of dienst te versturen. Dit helpt niet alleen met cashflow management, maar toont ook je professionaliteit en betrouwbaarheid.
3. Bevestiging van ontvangst factuur vragen
Het is altijd een goed idee om een bevestiging van ontvangst te vragen. Dit kan eenvoudigweg een antwoord op jouw e-mail zijn of een leesbevestiging. Zo weet je zeker dat de factuur is aangekomen en gelezen. Dit is een bijkomend voordeel van de e-factuur.
4. Voeg een betaallink toe
Wil je het laten betalen van jouw factuur makkelijker maken? Dan kun je een betaallink toevoegen. Hiermee kunnen klanten direct de factuur betalen. De betaallink is in de mail te zien en staat niet op de factuur. Zo kan de ontvanger kiezen welke betaalmethode de voorkeur heeft.
Een variatie op de betaallink is een zakelijke Tikkie. Deze kun je versturen per e-mail, maar ook via WhatsApp, sms of social media. Zo kun je flexibel zakendoen.
Krijg sneller jouw factuur betaald
Is de betaaltermijn verstreken, maar heb je geen betaling ontvangen? Dan moet je actie ondernemen om je factuur toch betaald te krijgen. Wil je weten hoe je dit doet en omgaat met wanbetalers? Lees dan onze blog 5 tips die zorgen voor snelle betaling.
Meer tips voor je onderneming?
Wij helpen ondernemers graag alle financiële zaken zo eenvoudig mogelijk te maken. Daarom delen wij geregeld nieuwe blogs met tips voor ondernemers hoe ze gemakkelijk facturen kunnen maken, financiën op orde krijgen en de toekomstplannen op papier zetten. Nieuwsgierig? Lees onze blogs.