Een offerte is een voorstel aan je klant. Op basis van wat er in je offerte staat kan je klant de keus maken of hij zaken met je wil doen of niet. Zowel voor B2B als B2C is dit een belangrijke stap in het salesproces. Een goede offerte maken is dus van groot belang. Hoe je dat doet leggen we uit in deze blog. En natuurlijk geven we je ook een voorbeeld.
Wat is een goede offerte?
Een goede offerte helpt je klant zijn/haar keuze te maken. Een overzichtelijke weergave van je voorstel, inclusief alle andere zaken die de klant moet weten, zijn dus een must.
Je offerte opstellen
Wat moet je vermelden op een offerte?
Wat er allemaal in een professionele offerte moet staan, vind je hieronder. Let goed op: sommige zaken zijn persoonlijke voorkeur, maar sommige zaken zijn juridisch gezien belangrijk om te vermelden.
Jouw gegevens & klantgegevens
Voor je eigen administratie en voor de klant is het goed om je eigen gegevens en die van je klant te vermelden. Dit staat niet alleen netjes, maar maakt het voor de klant ook meteen duidelijk van wie de factuur afkomstig is.
Offertenummer
Om je administratie op orde te houden is een offertenummer van groot belang. Geef elke offerte een uniek nummer. Ook als dezelfde klant een nieuwe offerte aanvraagt, is het verstandig om een nieuw offertenummer aan te maken. Als de klant dan akkoord gaat, weet je altijd zeker met welke offerte dat is.
Datum
Een datum wordt nog weleens vergeten, maar dit is heel belangrijk. Niet alleen voor je eigen administratie, maar sommige offertes wil je maar een bepaalde tijd open laten staan. Maak je gebruik van een vervaldatum? Dan is het dus van groot belang dat je in de offerte een datum zet.
Vervaldatum
De vervaldatum van een offerte is belangrijk om te vermelden omdat het je bedrijf veel kopzorgen kan besparen. Door dit te gebruiken kan je jezelf beschermen tegen stijgende materiaalprijzen of schommelingen in de markt. Want een offerte die in januari is gemaakt, kan er een paar maanden later heel anders uitzien. Vermeld dus altijd hoe lang je offerte geldig is. Dit kan je heel specifiek per aanbod doen of je neemt standaard een zin op in al je offertes.
Samenvatting van aanbod
Natuurlijk moet je offerte een samenvatting van je aanbod bevatten. Afhankelijk van je klant en je product kan je dit doen door een kleine samenvatting te schrijven of een opsomming te maken van de diensten/materialen. Een combinatie van beiden werkt vaak het beste.
Opdrachtvoorwaarden
Soms kan je een opdracht alleen uitvoeren onder bepaalde voorwaarden, of zijn er bepaalde voorwaarden van toepassing vanwege jouw soort dienst. Benoem deze duidelijk in een paragraaf. Denk daarbij aan: Aanbetaling, betaaltermijnen, clausules voor gestegen inkoopkosten, afspraken over meerwerk, etc.
Kosten overzicht: uurtarief, materiaal, producten en/of diensten
Een offerte is hetgeen waar later ook de factuur op zal worden afgestemd. Het is dus goed om in je offerte een overzicht op te nemen van uurtarieven, materiaalprijzen en/of productprijzen. Natuurlijk tel je dit dan later op tot een totaalbedrag. Zo zorg je voor transparante communicatie met je klant.
Algemene voorwaarden
Hoe je wil samenwerken met klanten en waar jouw product of dienst aan moet voldoen, omschrijf je in je algemene voorwaarden. Voor veel branches zijn er standaard algemene voorwaarden te vinden, maar het is goed om deze af te stemmen op wat bij jouw bedrijf past. Dit is misschien geen leuk werkje, maar het kan je later wel beschermen mocht er een geschil ontstaan met de klant. Daarom voeg je deze algemene voorwaarden dus ook toe aan je offerte en vermeld je dat de opdracht wordt uitgevoerd volgens de algemene voorwaarden.
Software: een (online) offerte tool
Wil je zo min mogelijk tijd kwijt zijn aan je offertes en facturatie? Daarvoor zijn veel verschillende tools te vinden. Van gratis online tools tot software: allemaal helpen ze je met het opstellen van een nette, volledige en professionele offerte.
Voorbeeld offerte template
Gratis offerte template: Word, Excel of Powerpoint
Wil je een eenvoudig template dat je zelf kan aanpassen naar jouw bedrijfsstijl? Kijk dan eens tussen de standaard templates van Microsoft Word. Hier staat alles al netjes voor je klaar en kan je zelf de kleuren, afbeelding en tekst aanpassen. Bekijk en download de templates hier.
Voorbeeld offerte brief: begeleidend schrijven
Nu je een mooie offerte hebt gemaakt, wil je deze natuurlijk opsturen. Daarvoor maak je een zogenaamd ‘begeleidend schrijven’ aan. Dat is een nette term voor het bericht dat je aan je offerte verbindt. Wat hierin staat hangt af van je branche maar ook de relatie met je klant. Over het algemeen is het goed om de volgende zaken te benoemen:
- Indien je het als een aparte brief opmaakt, moet je jouw bedrijfsgegevens en die van de klant opnemen.
- Op basis van wat je de offerte hebt opgesteld (telefoongesprek, e-mail, aanvraag, etc.).
- Een kleine toelichting van de opdracht zoals jij hem hebt begrepen.
- Hoe lang de offerte geldig is.
- Jouw contactgegevens.
- Een nette afsluiter waarin je de klant aangeeft dat je graag voor ze aan de slag gaat.
H2: Meer tips voor ondernemers?
Ondernemen is een vak. Maar iedereen kan daar wel wat hulp bij gebruiken. Daarom schrijven wij geregeld nieuwe blogs boordevol tips voor ondernemers in elke branche. Zin om meer te leren? Lees onze blogs.