In het kort
- Verzamel en orden financiële gegevens – Bepaal de balansdatum en verzamel alle activa (bezittingen) en passiva (schulden en eigen vermogen). Orden deze in categorieën zoals vaste en vlottende activa, en lang- en kortlopende schulden.
- Balans opstellen en cijfers controleren – Plaats activa in de linkerkolom en passiva in de rechterkolom. Zorg ervoor dat het totaalbedrag aan beide kanten gelijk is, volgens het principe van dubbel boekhouden.
- Gebruik de balans als hulpmiddel voor financieel inzicht – Een goed opgestelde balans geeft inzicht in de financiële gezondheid van je bedrijf en is belangrijk voor bijvoorbeeld financieringsaanvragen. Laat je balans altijd controleren door een boekhouder of accountant.
Een balans geeft inzicht in de financiële situatie van je onderneming. Maar hoe stel je een balans op? In dit artikel nemen we je stap voor stap mee, zodat je zelf een overzichtelijke en kloppende balans kunt maken.
1. Bepaal de balansdatum
Een balans laat zien hoe je bedrijf er op één moment financieel voor staat. Meestal is dat aan het einde van het boekjaar, zoals op 31 december. Dit noemen we de balansdatum. Kies dus eerst de datum waarop je de balans wilt maken. Loopt jouw boekjaar niet van 1 januari tot en met 31 december? Dan heb je een gebroken boekjaar. In dat geval gebruik je het einde van jouw boekjaar als balansdatum. Vanaf die datum verzamel je alle cijfers.
2. Verzamel alle financiële gegevens
Om een volledige balans te maken, heb je een overzicht van al je bezittingen, schulden en eigen vermogen nodig. Bezittingen noemen we Activa. Schulden en eigen vermogen noemen we Passiva.
Activa
Activa zijn de bezittingen van je bedrijf. Voorbeelden van activa zijn:
- Contant geld en banktegoeden
- Voorraad
- Openstaande facturen (debiteuren)
- Bedrijfsmiddelen, zoals machines, computers of voertuigen
- Vooruitbetaalde kosten (bijvoorbeeld verzekeringen)
Passiva
Passiva laten zien hoe je bezittingen zijn gefinancierd. Voorbeelden van passiva zijn:
- Vooruit ontvangen bedragen van klanten
- Eigen vermogen van je onderneming
- Leningen en andere schulden
- Nog te betalen rekeningen (crediteuren)
- Belastingschulden
3. Orden jouw activa en passiva
Noteer alle activa in de linkerkolom en alle passiva in de rechterkolom. Binnen de categorieën maak je onderscheid tussen:
- Vaste activa: bezittingen die langer dan een jaar meegaan, zoals panden, machines en voertuigen.
- Vlottende activa: bezittingen die binnen een jaar in geld omgezet kunnen worden, zoals voorraden en debiteuren.
- Langlopende schulden: schulden met een looptijd van langer dan een jaar, zoals een hypotheek of een langlopende lening.
- Kortlopende schulden: verplichtingen die binnen een jaar moeten worden betaald, zoals openstaande facturen, kortlopend zakelijke krediet en belastingen.
| Activa | Passiva |
| Vaste activa | Eigen vermogen |
| Vlottende activa | Langlopende schulden |
| Liquide middelen | Kortlopende schulden |
| Totaal | Totaal |
4. Controleer of de balans in evenwicht is
Het totaalbedrag van de activa moet gelijk zijn aan het totaalbedrag van de passiva. Dit is het principe van dubbel boekhouden: elke euro die in je bedrijf zit, moet ergens vandaan komen. Als de balans niet klopt, controleer dan of je alle transacties goed hebt geboekt
5. Bekijk en gebruik de balans
Een balans is een waardevolle bron van informatie. Het helpt je om de financiële gezondheid van je onderneming te beoordelen en beter onderbouwde beslissingen te nemen. Ook bij het aanvragen van financiering is een up-to-date balans vaak vereist.
Schakel hulp in
Het opstellen van een balans lijkt misschien eenvoudig, maar in de praktijk komt er vaak meer bij kijken. Denk aan het juist waarderen van bezittingen, het verwerken van afschrijvingen en het meenemen van belastingen. Daarom raden we aan om dit altijd samen met een boekhouder of accountant te doen. Die zorgt niet alleen voor een kloppende balans, maar helpt je ook om de cijfers te begrijpen en daar slimme vervolgstappen aan te koppelen.
Veelgestelde vragen over een balans opstellen
Meestal stel je een balans op aan het einde van je boekjaar, bijvoorbeeld op 31 december. Heb je een gebroken boekjaar? Dan kies je het einde van jouw boekjaar als balansdatum.
Een gebroken boekjaar is een boekjaar dat niet loopt van 1 januari tot en met 31 december. Bijvoorbeeld van 1 juli tot en met 30 juni. In dat geval gebruik je de laatste dag van jouw boekjaar als balansdatum.
Activa zijn de bezittingen van je onderneming, zoals contant geld, banktegoeden, voorraden, openstaande facturen (debiteuren) en bedrijfsmiddelen zoals machines of voertuigen.
Passiva laten zien hoe je bezittingen zijn gefinancierd. Denk aan eigen vermogen, leningen, belastingschulden, nog te betalen rekeningen (crediteuren) en vooruit ontvangen bedragen van klanten.
Ja, bij een goed opgestelde balans zijn de totalen van activa en passiva altijd aan elkaar gelijk. Dit is het principe van dubbel boekhouden.
Controleer dan of je alle gegevens goed hebt ingevoerd. Kijk vooral naar vergeten posten, verkeerd geboekte bedragen of rekenfouten. Kom je er niet uit? Vraag dan hulp van een boekhouder.
Dat raden we zeker aan. Een balans opstellen lijkt eenvoudig, maar het correct waarderen van activa en passiva, afschrijvingen en fiscale regels vereisen vaak specialistische kennis. Een boekhouder of accountant helpt je om fouten te voorkomen en geeft nuttige inzichten op basis van de balans.
Een actuele en kloppende balans laat zien hoe gezond je bedrijf financieel is. Financiers gebruiken deze informatie om te beoordelen of je een lening of krediet kunt krijgen. Een van de zaken waar naar wordt gekeken bij het beoordelen van een verzoek is de solvabiliteit.
Minimaal één keer per jaar, aan het einde van je boekjaar. Sommige ondernemers kiezen ervoor om tussentijdse balansen te maken, bijvoorbeeld elk kwartaal, om beter financieel inzicht te houden.